Kevät on  isännöitsijälle vuoden  kiireisintä aikaa, kun illat täyttyvät taloyhtiöiden hallitusten kokouksista ja yhtiökokouksista. Lakean Vaasan isännöintipäällikkö Minna Niemi raottaa ovea kokousten maailmaan ja keväiseen arkeensa, jossa ei totisesti pääse pitkästymään!

Minna kertoo kokousrupeaman alkavan yleensä jo maaliskuussa, mutta eniten hoppua isännöitsijällä on  touko- ja kesäkuussa. Kokousten tulee olla paketissa kesäkuun loppuun mennessä ja Minnan, kuten myös monen muun isännöitsijän, arki-illat ovat varattuja aina juhannukseen asti.

“Ensin pidetään aina taloyhtiön hallituksen kokous ja sitten taloyhtiön yhtiökokous”, Minna kertoo. “Itselläni esimerkiksi on vähintään 52 kokousta näin keväisin muiden hankkeiden, remonttien ja töiden lisäksi.”

Rohkeasti mukaan kokouksiin ja toimintaan!

“Tuntuu, että trendi nykyään on se, että kokouksissa on vähemmän ihmisiä kuin ennen”, Minna tuumii.

Syynä saattavat olla arjen kiireet tai haluttomuus ottaa osaa taloyhtiön asioihin. Minna kuitenkin kannustaa kaikkia kynnelle kykeneviä osallistumaan kokouksiin.

“Yhtiökokouksissa käsitellään tärkeitä, asumiseen vaikuttavia asioita ja siksi paikalla kannattaa olla.”

Isännöitsijä lähettää kokouskutsun osakkaille vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta. Isännöitsijäään voi ottaa tuolloin jo etukäteen yhteyttä, jos joku kokouksessa käsiteltävä asia askarruttaa mieltä ja siitä toivoo lisätietoa.

Taloyhtiön yhtiökokouksessa käsiteltäviä asioita ovat muun muassa:

• Toimintakertomus ja tilinpäätös
• Talousarvio, vastikkeiden sekä vesi- ja muiden maksujen suuruus sekä selvitys yhtiössä tehdyistä kunnossapitotoimenpiteistä
• Tilinpäätöksen vahvistaminen
• Hallituksen jäsenten palkkiot
• Hallituksen jäsenten valinta
• Virallisen asialistan jälkeen vapaata keskutelua

Myöskään taloyhtiön hallituksessa toimimista ei Minnan mukaan kannata vierastaa tai pelätä, vaan lähteä ennakkoluulottomasti mukaan toimintaan. Harvoin hallituksen harteilla on paljon työtä.

“Työrukkanen on enemmän isännöitsijällä, sillä hän on se, joka vie asioita eteenpäin”,  Minna kertoo. “Suurimmassa osassa taloista on myös huoltoyhtiö töitä tekemässä. Hallituksen tehtävä on enemmän ajattelua ja suunnittelua. Ja isännöitsijältä voi aina kysyä neuvoa.”

Ainekset onnistuneeseen kokoukseen

Varsinkin jos taloyhtiön kokous on ainoita taloyhtiön isoimpia kokouksia, kannattaa sen paikka miettiä niin, että se on mukava, toimiva ja tarpeeksi tilava yhteiseen kahvitteluun ja asioiden läpikäymiseen.

“Yhtiökokouksen ei välttämättä tarvitse olla talolla”, Minna toteaa. “On mukava mennä kokouspaikkaan, jossa osallistujille on vaikkapa jo valmiiksi järjestetty kahvit. On myös hyvä muistaa, että kokoustilassa on tarpeen olla sujuva nettiyhteys.”

 Lakean tapauksessa kokouksen voi hyvin pitää myös isännöitsijätoimistolla. “Silloin kaikki yhtiön mapit ja paperit ovat lähellä ja myös kokouspöytäkirjat voidaan allekirjoittaa saman tien”, Minna kertoo.

Yksi tärkeä osa onnistunutta kokousta on asiansa osaava puheenjohtaja. Joku, joka vie jämäkästi kokousta eteenpäin, jakaa puheenvuoroja ja pitää tilaisuuden oikeilla raiteilla, jos keskustelu polveilee ohi käsiteltävän asian.

Ja ne osallistujat. Minna toivoo, että kokouksissa olisi paljon talonsa asioista kiinnostuneita asukkaita. Lisäksi tilaisuus soljuu sujuvasti eteenpäin, kun kokousmateriaaleihin on tutustuttu jo etukäteen.

Huumori kantaa kiireen keskellä

Kiireisyys työrintamalla kevätaikaan voi olla selitys sille, että isännöitsijän tavoittaminen voi silloin olla hankalampaa kuin muina aikoina.

“Sähköposti on hyvä tapa saada isännöitsijä kiinni, varsinkin jos hän on muualla kuin toimistolla”, Minna vinkkaa.  “Silloin yhteydenotosta jää mustaa valkoiselle ja asiaan on helpompi palata.”

Isännöitsijän työpäivät sisältävät paljon erilaisia töitä ja nopeastikin vaihtuvia tilanteita. Asiakaspalvelu on iso ja tärkeä osa päiviä.

“Vaikka kuinka suunnittelisi, joka aamu on töissä vastassa uusi tilanne”, Minna kuvailee . “Aina ei välttämättä voikaan tehdä sitä mitä suunnitteli tekevänsä, kun eteen tulee joku kiireisempi, nopeaa toimintaa vaativa asia.”

“Näin työntäyteisenä aikana huumori auttaa omalta osaltaan jaksamaan”, Minna paljastaa hymyillen.

Kiitän ja jätän Minnan valmistautumaan illan kokoukseen. Joko teidän talossanne on pidetty yhtiökokous?

Elisabet