Koska viimeksi pysähdyit miettimään millainen on hyvä vuokranantaja, jolle halutaan myös palata asiakkaaksi? Lakea Oy:n vuokravälittäjät pohtivat aihetta ja tuloksena syntyi tuhti tietopaketti heidän tärkeänä pitämistään asioista ja käytännön vinkeistä.

Tarjoa tasaisen hyvää asiakaspalvelua

Hyvän vuokranantajan toiminnan lähtökohta on asunnon vuokraamista ohjaavan lain tunteminen.

– Pelkkä vuokralainsäädännön tunteminen ei kuitenkaan riitä, tarvitaan myös hyvää kommunikointia. Mielestäni hyvä vuokranantajuus lähtee heti alusta siitä, että asiakas otetaan aina yksilönä, Lakean Kokkolan toimistolla vuokraneuvottelijana toiminut Päivi Saarimaa toteaa.

Saarimaa painottaa isomman yrityksen kyseessä ollessa myös sitä, että vuokravälitys, isännöinti ja huolto käyvät käsi kädessä hyvän kokonaisvaltaisen palvelun tarjoamiseksi.

Lakean Vaasan toimistolla työskentelevä vuokravälittäjä Mari Markus nostaa esille, että asiakaspalvelun laadun tulisi pysyä tasaisena, riippumatta siitä kuka asiakaspalvelija pöydän toisella puolella istuu.

– Kyseessä on hyvin henkilökohtainen asia, kun puhutaan tulevasta kodista ja käsitellään esimerkiksi asiakkaan rahatietoja. On tärkeää, että asiakas tuntee yrityksen olevan luotettava ja sen toiminnan avointa, hän toteaa.

Lakean vuokravälittäjä Anders Bertlin muistuttaa, että myös asunnosta otetut laadukkaat valokuvat ovat nykyään jo itsestään selvä asia ja korostuvat erityisesti koronan aikaan.

Tunne vuokraamasi asunto ja pidä se kunnossa

Lakean vuokravälittäjät painottavat, että vuokrattava asunto on syytä tuntea hyvin ja se tulee tarkastaa huolellisesti ennen uuden asukkaan muuttoa, kuten Lakealla aina tehdään. Saarimaa toteaa tyypillisen virheen olevan se, että edellinen asukas on jättänyt asunnon siivoamatta tai että asuntotarkastusta ei ole tehty hänen lähdettyään.

– Jos asuntoa ei pysty remontoimaan niin sen tulisi olla vähintäänkin viimeisen päälle siivottu,Lakean Vaasan toimistolla työskentelevävuokraneuvottelija Tuula Papula neuvoo.

Lakean Seinäjoen ja Lapuan vuokra-asuntojen parissa työskentelevä vuokravälittäjä Brita Korkia-aho kertoo, että Lakealla asunnoista otetaan tarvittaessa valokuvia tarkastuksen yhteydessä.

– Poismuuttavan asukkaan voi ottaa mukaan asuntotarkastukseen, jos se on mahdollista. Silloin voidaan sopia asunnosta mahdollisesti löytyvistä korjattavista asioista saman tien, hän vinkkaa.

Myös asumisen aikaiset korjaukset on syytä hoitaa asiallisesti ja huolella.

– Jos asunnossa menee jotain rikki, epäkohtiin tartutaan ja asukkaan huoliin suhtaudutaan asiallisesti. Esimerkiksi vanhemmille ihmisille voi olla iso kynnys ilmoittaa jostain asiasta, kun ei haluta olla vaivaksi, Markuskertoo.  

– Asunnon kunnon pitää olla sellainen, että voisit muuttaa siihen itsekin, Bertlin kiteyttää.

Vinkkinä Bertlin kehottaa tekemään kaikki asunnon markkinointimateriaalit valmiiksi hyvissä ajoin.

– Älä ryhdy touhuamaan vasta silloin, kun saat irtisanomisen. Silloin on tärkeää voida toimia heti, hän painottaa asunnon hyvään ja tehokkaaseen markkinointiin viitaten.

Ole tavoitettavissa ja vastaa ripeästi

Sopiva yhteydenpitokanava vaihtelee asiakkaan ja vuokranantajan toiveiden ja tarpeiden mukaan. Oli kanava mikä hyvänsä, hyvän vuokranantaja tulee olla helposti tavoitettavissa, Lakean vuokravälittäjät toteavat.

– Vuokranantajan tulisi määritellä mikä on paras keino ottaa yhteyttä niin asuntoa vuokratessaan kuin vuokrasuhteen aikana, Bertlin neuvoo.

Korkia-aho toteaa sähköpostin olevan hyvä tapa kommunikoida siinä mielessä, että siitä on helppo löytää mustaa valkoisella, jos asiaan pitää palata myöhemmin. Hän kertoo, että yhteydenotot myös tekstiviestillä ja WhatsAppilla ovat lisääntyneet. Lakealla on lisäksi käytössä asukkaan omat sivut, joiden kautta on mahdollista jättää yhteydenottopyyntö. Sivuilta voi tarkistaa myös oman vuokranmaksutilanteensa.

Saarimaa painottaa nopeiden vastausaikojen olevan tärkeitä, jotta asiat rullaavat jouhevasti.

– Monesti vuokralaisen esittämät kysymykset ovat pieniä, mutta niistä voi kuitenkin tulla kivi kenkään ja lumipalloilmiö, jos kysymyksiin ei vastaa nopeasti, myös Bertlin summaa.

Hyvä vuokranantaja myös kuittaa asukkaalle, kun on vienyt jotain sovittua asiaa eteenpäin. Markus neuvoo kertomaan selkeästi koska asukkaaseen otetaan takaisin yhteyttä ja millä tavalla. Muista kuitenkin olla tekemättä lupauksia, joita et voi pitää.

Jousta ja valjasta digitaaliset palvelut käyttöösi

– Joustavuus ja kommunikaatio ovat tärkeitä molemmin puolin vuokralaisen ja vuokranantajan välillä, Korkia-aho toteaa.

Hän vinkkaa, että esimerkiksi jo vuokrasopimukseen voi liittää mukaan kohdan jossa mainitaan miten asunnon esittelyt järjestetään, kun vuokralainen on muuttamassa pois.

Teknologian kehitys on osaltaan tuonut asiakaspalveluun uusia kanavia ja mahdollisuuksia.

– Isoilla vuokranantajilla on esimerkiksi hyvät sähköiset allekirjoitusmahdollisuudet. Onneksi moni on siirtynyt digitaalisuuteen, myös yksityiset vuokranantajat, Bertlin iloitsee.

Papula kertoo, että Lakealla katsotaan suopeasti asunnon normaalia asumisen aikaista kulumista ja vain tahallinen vaurioittaminen otetaan vakuusmaksusta. Turhista asioista ei vuokralaista rokoteta.

– Iso vuokratalo pystyy hyvänä vuokranantajana joustamaan kassassa ja auttaa esimerkiksi korjauksissa ja remonteissa, myös Bertlin toteaa.

– Asunnoissamme saa olla lemmikki ja teemme toistaiseksi voimassa olevia vuokrasopimuksia, Papula jatkaa joustavan vuokranantajan tunnusmerkkien listaamista.

Mari Markus puolestaan kertoo esimerkkinä, että usean Lakean toimiston alueella asiakas voi halutessaan noutaa avaimen toimistolta ja käydä katsomassa tyhjää asuntoa yksin. Se on ollut monille mieluinen vaihtoehto.

Pienillä asioilla voi olla iso merkitys

Bertlin mainitsee, että yksityinen vuokranantaja voi muistaa vuokralaisiaan esimerkiksi lähettämällä suklaalevyn, leffalipun tai lahjakortin vaikka kerran vuodessa. Se on pienempi ja nopeampi investointi kuin isomman vuokrayrityksen kyseessä ollessa.

– Pitäisin palkitsemista tärkeämpänä kuitenkin sen, että asiakkaille taataan ja tarjotaan hyvää palvelua, mikä näkyy asukkaalle konkreettisemmin kuin palkitseminen, Markus miettii.

– Ne on ne pienet jutut, jotka erottavat hyvän vuokranantajan. Tee niin kuin haluaisit itseäsi kohtaan tehtävän. Tämä korostuu nykypäivänä, kun on paljon asuntotarjontaa ja kilpailua. Vuokralainen voi nykyään valita vuokranantajan ja hyvä näin, Bertlin kiteyttää.

Lakea Oy:n toimintaa kuuluu vahvana osana rakennuttamisen, asuntomyynnin ja isännöinnin lisäksi myös omien asuntojen vuokraus. Lakean vuokra-asuntojen täyttöaste ja toimistoilla olevien asiakastyytyväisyyttä mittaavien palautelaitteiden tulos oli vuoden 2019 lopussa erinomainen.